Qualitätsmanagement

Nichts erledigt sich im Schlaf. Und eine QM-Software ist noch kein QM-System.
Nach der Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses ist folgendes obligatorisch für das QM-System von Zahnarztpraxen:

• Erhebung und Bewertung des Ist-Zustandes,
• Definition von Zielen,
• Beschreibung von Prozessen und Verantwortlichkeiten,
• Ausbildung und Anleitung aller Beteiligten,
• Durchführung von Änderungsmaßnahmen,
• erneute Erhebung des Ist-Zustands,
• praxisinterne Rückmeldung über die Wirksamkeit von Qualitätsmanagement-Maßnahmen.

Diese Anforderungen alleine benötigen schon aktives Dazutun, das sich kaum auf eine Software abwälzen lässt.  Erheben, bewerten, ändern und erneut erheben muss man immer noch selbst.

Ferner haben die Vertragszahnärzte nach § 5 der Richtlinie aber auch Ziele, eingesetzte Elemente und Instrumente nach den §§ 1, 3 und 4 dieser Richtlinie regelmäßig zu dokumentieren. Eine QM-Software kann hierbei unterstützen- komplett abnehmen kann sie die Arbeit nicht.

Schmalspur-QM oder ISO 9001-Orientierung?

Wer genau das macht, was die Richtlinie hier vorgibt und nicht mehr, könnte das aber noch mit den am Markt befindlichen Musterhandbüchern und Papiervorlagen bzw. digitalisierten Papiervorlagen stemmen. Sie sind schließlich günstiger als eine Software. Derjenige nimmt allerdings in Kauf, sehr viel Zeit mit Suchen zu verschwenden und bei der Organisation der Dokumente leicht den Überblick zu verlieren. Im Bedarfsfall schnell mal etwas nachlesen geht kaum, denn es fehlt die praktische „Stichwortsuchtaste“ des Computers.

Wenn man dem eigentlichen Sinn der Richtlinie gerecht werden möchte, dann begreift man Qualitätsmanagement als permanente Aufgabe und als sinnvolles Instrument zum erfolgreichen, ganzheitlichen Management der Praxis. In diesem Fall empfiehlt sich die Orientierung  an der DIN EN ISO 9001, dem etabliertesten QM-System weltweit.
Die DIN ISO 9001 schreibt folgendes zwingend vor, als unverzichtbare Elemente eines wirksamen QM-Systems, das auf ständige Verbesserung zielt:

• die Lenkung von Dokumenten,
• die Lenkung von Aufzeichnungen,
• das interne Audit,
• die Lenkung fehlerhafter Produkte,
• die Korrekturmaßnahmen,
• die Vorbeugemaßnahmen.

Zeit sparen durch elektronische Ordnung

„Lenkung von Dokumenten“ bedeutet auch, dass jederzeit zu ersehen ist, welche Version eines Dokumentes die aktuell gültige ist, warum und von wem es geändert wurde. Das schafft im Grunde nur noch eine computergestützte Versionenverwaltung, soll QM bzw. die Dokumentation des Systems nicht schon hier zur Hauptbeschäftigung werden. Die Mindestanforderung an jede digitale Bewältigungslösung ist also eine nachvollziehbare elektronische Versionenverwaltung. Notfalls ginge aber auch das noch mittels Excel- oder Wordeigener Funktionalitäten in selbstgebastelten Systemen.

Der eigentliche Vorteil einer echten QM-Software liegt in der Kombination der verschiedenen Ansprüche: Sie enthält in der Regel eine Sammlung aller Dokumente, die für das QM notwendig sind und ist so weit interaktiv, dass diese individuell anpassbar sind. Sie enthält fertige Vorlagen für die Prozessgestaltung, für Praxisleitbild, Praxisziele, Mitarbeiterführung etc., denn es fällt den wenigsten leicht, diese Dinge schlüssig auszuformulieren. Sie macht per Knopfdruck sämtliche relevanten gesetzlichen Grundlagen zugängig. Sie enthält Checklisten, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen und Formulare, die sowohl am Rechner bearbeitet als auch ausgedruckt werden können. Sie erlaubt nur Befugten in das QM-System einzugreifen, während alle übrigen zwar alles lesen aber nichts verändern dürfen. Es liegt auf der Hand, dass hier mit einer elektronischen Variante Zeit gespart werden kann gegenüber der traditionellen Abheftung.

Alles kann – alles muss?

Aber zu viele Infos und zu viele Möglichkeiten kosten auch wieder Zeit. Die Kunst ist, nicht zu viel in eine QM-Software hineinzustecken. Eine gute Software geht nicht vom technisch machbaren aus, sondern von der leichten Bedienbarkeit und orientiert sich an der Arbeitsweise des Nutzers. Zu viele Optionen bedeuten zu viele Klicks bis man als Anwender dort hin gelangt, wo man hinmöchte. Eine leichtgängige Software muss ergonomisch und barrierefrei sein.
Auf diesem Ansatz beruht die Zahnarzt QM-Software „praxisprofilerQM“, die von CuraMedis in Zusammenarbeit mit futura-it entwickelt wurde. Exklusiv im Vertrieb über NordWestDental dockt sie auf Wunsch auch an die hauseigenen NWD-Praxissoftware-Module an und ist daher entschlackt um alle Funktionen, die üblicherweise von der Praxissoftware bereits erfüllt werden, wie Gerätemanager, Materialwirtschaft oder Sterimodul. Zeitraubende Redundanzen gibt es daher nicht. ppQM versteht sich in erster Linie als reines Dokumentenmanagement, enthält darüber hinaus aber auch ein Aufgabenmanagement, mit dem alle anfallenden Praxisaufgaben organisiert und überwacht werden können.

QM-Software prozessorientiert

Der „praxisprofilerQM“ folgt der zentralen Idee moderner QM-Systeme, der Prozessorientierung und gliedert sich entsprechend systematisch. Alle relevanten Praxisprozesse sind abgebildet. Neben dem Basiswissen zu QM und einer Kurzübersicht über die DIN EN ISO 9001 enthält ppQM alles rund um die Organisation der Praxis, wie anpassbare Vorlagen für Organigramm, Verantwortlichkeiten und Stellenbeschreibungen.
Eine gute Mitarbeiterpolitik trägt entscheidend zum Erfolg der Praxis bei, daher kommt dem Thema auch eine wichtige Bedeutung zu. Entsprechend findet man wichtige Vorlagen für die Mitarbeiterführung, für Einarbeitung und Schulung. Ein entscheidendes Plus: Als Arbeitserleichterung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Arbeitsvorbereitung enthält ppQM die Dokumentation nahezu aller relevanten zahnärztlichen Behandlungen. Ein Checklistengenerator erleichtert das Abarbeiten von Aufgaben. Aufzeichnungen werden normenkonform erstellt, aufrechterhalten und archiviert.
Für den eigenverantwortlichen Aufbau eines QM-Systems auch ohne externen Berater enthält der praxisprofilerQM eine Schritt-für Schritt-Anleitung für das QM-System, mit Statusanalyse und Mitarbeiterbefragung.
ppQM kann sowohl als Einzelplatzlösung wie auch im Netzwerk betrieben werden. Die Systemvoraussetzungen sind minimal. Sämtliche Dokumente werden als OpenOffice-Dateien geliefert. OpenOffice ist die kostenfreie Alternative zu MS-Office und wird mit der Software ausgeliefert. Die Einbindung externer, bereits existierender MS-Office-Dokumente wird aber ebenso unterstützt.

Browserbasierte QM-Software

Einen etwas anderen Ansatz verfolgt die ebenfalls von CuraMedis, diesmal in Zusammenarbeit mit larus software, entwickelte Lösung „QBig“. QBig enthält grundsätzlich die gleichen Funktionalitäten inklusive der kompletten Dokumentation für Zahnarztpraxen als Word-Dateien. Der Blick ist hier aber schon in die Zukunft gerichtet. Deshalb ist neben der Dokumentation ein zusätzlicher Schwerpunkt das Auditmanagement, das voraussichtlich schon in naher Zukunft ein gewichtiges Thema in Arztpraxen sein wird. Hygienebegehungen, MPG, QM oder was sonst noch kommen mag, lassen sich mit diesem Tool organisieren und überwachen. Zusätzlich sind ein Gerätemanager und eine Aufgabenverwaltung in Arbeit. QBig orientiert sich bei der Bedienerführung an dem, was fast jeder aus der „normalen“, häuslichen Computeranwendung kennt: Das Standardprogramm Word und das Surfen im Internet. Entsprechend wird mit einer sehr einfachen und übersichtlichen Ordnerstruktur gearbeitet, wie man sie aus dem Windows Explorer kennt. Das ermöglicht Praxen zugleich die Ordner nach eigenem Dafürhalten zu organisieren. Alle nur Leseberechtigten haben nur Zugriff auf freigegebene Dokumente und brauchen sich mit der Versionsverwaltung gar nicht zu befassen. Einlesbar sind alle erdenklichen Formate wie Word, OpenOffice, Pdf, etc., auch Filme zur besseren Anschauung komplexer Behandlungen etwa sind integrierbar. QBig erlaubt das schnelle Switchen von einem Dokument zum anderen mit Hilfe der bekannten „Fenster“-Technik, etwa um Details nachzulesen, denn die Dokumente können untereinander verlinkt werden.
Als einzige derzeit erhältliche QM-Software für Zahnärzte ist QBig browserbasiert. Browserbasierte Software hat einige Vorzüge gegenüber sog. Client (=Computer des Benutzers)-Installationen. Sie ist sozusagen die minimalinvasive Installationslösung, die am wenigsten in das System der Praxis eingreift. Lediglich auf einem Rechner muss die Software installiert werden, gleich ob Server oder Clientrechner. Über einen Browser, der auf jedem Rechner standardmäßig installiert ist, kann dann auf die Software zugegriffen werden. Dies erspart nicht nur bei der Installation in größeren Praxen viel Zeit, auch Updates und Upgrades sind mit minimalem Aufwand durchführbar.

Wie trifft man jetzt eine Entscheidung?

Wer grundsätzlich für sich beschließt, QM aktiv als Instrument der Unternehmensführung einzusetzen, benötigt eine technische Unterstützung. Bei der Auswahl gilt: So viele Features wie nötig, so einfach wie möglich. Schlicht und schnell in der Handhabung sollte die Software sein. Angebotene Features sollten auf jeden Fall auf ihre Sinnhaftigkeit untersucht werden. So ist z. B. fraglich, wie viel es nutzt, wenn der Aufgabenmanager ausspuckt, wer wann was zu erledigen hat, die QM-Software aber nur etwa 1 Std. pro Tag oder nur 3 Tage die Woche genutzt wird, d. h. angeschaltet ist und Aufgaben melden kann. Vor jedem Kauf nach Empfehlung oder Prospekt sollte daher die Bestellung einer kostenlosen Demoversion stehen. Da doppelt meistens doppelt kostet, sollte es ferner so wenig Überschneidung wie möglich mit bestehender Praxissoftware geben. Den tatsächlichen Preis für die QM-Einführung per Software erhält man, wenn man die Anzahl der Arbeitsplätze zählt, an denen die Software zur Verfügung stehen sollte. Und das sind in der Regel alle Arbeitsplätze in einer Praxis. Schnell kann da die vermeintlich günstige Einzelplatzversion für die gesamte Mannschaft in Relation zu den genutzten Funktionen zu teuer werden. Die unten stehende Übersicht dient als Leitfaden für die Auswahl.

Eines jedoch sollte jedem klar sein: Eine QM-Software ist noch kein QM-System. Das elektronisch gestützte Abarbeiten von Checkliste und internen Audits, das Zeichnen von Flussdiagrammen zur Prozessabbildung ist wertlos ohne die entsprechende Geisteshaltung dahinter. Jeder Kauf von QM-Software sollte motiviert sein durch die Begeisterung, das Bewährte zu bewahren und zu verbessern und alles was hemmt aufzuspüren und zu beseitigen. Der Zweck moderner QM-Software sollte sein, die Arbeit des QMB und aller Mitarbeiter an der Dokumentation und Weiterentwicklung des Systems so einfach wie möglich zu machen.

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