Finanzen


Factoring für Zahnarztpraxen – 10 Fragen und Antworten

12.12.2012

Rund um das Thema Factoring in der Zahnarztpraxis gibt es viele offene Fragen. Die Health AG mit Sitz in Hamburg hat die 10 wichtigsten Fragen zur Thematik beantwortet, um Licht ins Dunkel zu bringen.

1. Was ist Factoring?

Factoring ist der laufende Ankauf von Forderungen aus Lieferungen oder Leistungen des Factoringkunden durch den Factor auf der Grundlage von Rahmenverträgen mit oder ohne Rückgriff auf den Kunden.

Je nach vertraglicher Ausgestaltung kann der Kunde dabei dem Factor die gesamte Debitorenbuchhaltung, einschließlich des Inkasso- und Mahnwesens und des gerichtlichen Forderungseinzugs, übertragen. Je nach vertraglicher Ausgestaltung können dem Factoring folgende Funktionen zukommen:

  • Finanzierungsfunktion (Ankauf und Vorfinanzierung der Forderungen);
  • Dienstleistungsfunktion (Übernahme der Debitorenverwaltung);
  • Delkrederefunktion (Übernahme des Adressenausfallrisikos).

In der Zahnarztpraxis dient Factoring der kurzfristigen Umsatzfinanzierung, verringert administrative Verwaltungsaufgaben und schützt Zahnärzte vor Zahlungsausfällen. Dabei funktioniert Factoring so: das Factoringunternehmen kauft die Patienten- Rechnungen einer Zahnarztpraxis und lässt sich die Forderungen gegenüber den Patienten abtreten. Damit wird es rechtmäßiger Inhaber der Rechnungen. Das Factoringunternehmen übernimmt in Folge die Patienten-Buchhaltung der Praxis und sorgt für eine schnelle Auszahlung des Honorars an den Zahnarzt zu einem fest vereinbarten Termin. Zudem trägt der Factor das Risiko der Verzögerung oder des Ausfalls der Zahlung, wenn ein Patient spät oder gar nicht zahlt. Für den rechtlichen Bestand der Forderung hat aber der Kunde/Zahnarzt einzutreten. Das Factoringunternehmen kauft die Patienten-Rechnungen des Zahnarztes für den Betrag der tatsächlich bestehenden Rechnung abzüglich der Factoringgebühren für die gewählten Dienstleistungen.

2. Was ist der Unterschied zwischen einem Factoringunternehmen, einer Verrechnungsstelle und einer Abrechnungsgesellschaft?

Zahlreiche Anbieter sind unter vielerlei Bezeichnungen schon seit den 1920er Jahren im Dentalmarkt tätig und kümmern sich als externe Dienstleister um die Abrechnung von Zahnarztpraxen. Einige der Anbieter regelten früher ausschließlich die Patienten-Buchhaltung, das heißt, sie haben für die Praxen die Rechnungen an die Patienten versandt, die Rechnungseingänge kontrolliert und das Mahnwesen organisiert. Mittlerweile haben fast alle diese Firmen ihr Angebot um die Dienstleistungen Vorfinanzierung und Übernahme des Zahlungsausfallrisikos erweitert und sind, abgesehen von ihrer eigenen Bezeichnung, allesamt Factoringunternehmen. Mehr als ein Drittel der niedergelassen Zahnärzte in Deutschland nutzt Factoring. Die Tendenz ist steigend, da die gesetzlichen Kassen ihre Leistungen weiter einschränken und die Anzahl an Rechnungen mit Eigenanteil und damit der administrative Aufwand in den Praxen steigt. Gleichzeitig begleichen Patienten ihre Rechnung zunehmend zögerlicher – auch um pünktlich und sicher mit dem eigenen Honorar rechnen zu können, arbeiten immer mehr Zahnärzte mit einem Factoringpartner zusammen.

3. Was gewinnt man durch Factoring?

Factoring besteht bei der Health AG aus drei einzelnen Modulen: Debitorenmanagement (Patienten-Buchhaltung), Liquiditätssicherung und Risikoschutz. Das sind die klassischen Dienstleistungen.

  • Zum einen managt das Factoringunternehmen die Patienten-Buchhaltung der Zahnarztpraxis und erspart der Praxis die immer aufwendigere Verwaltung von Rechnungen und Mahnungen. Dazu bieten die Factoringgesellschaften in der Regel Patienten die Möglichkeit, ihre Zahnarztrechnung in (zinsfreien) Raten zu begleichen. Dieses Angebot steigert die Patientenzufriedenheit und erhöht u. U. die Bereitschaft, auch kostenintensivere Behandlungen bei Bedarf und nicht erst bei gegebener Liquidität einzugehen.
  • Mit der Liquiditätssicherung erhöht der Zahnarzt seinen Cashflow, denn das Factoringunternehmen finanziert seine Forderungen gegenüber den Patienten vor. Er erhält vom Factoringpartner stets zu einem fest vereinbarten Zeitpunkt sein Honorar. Mangelnde Liquidität ist eine der häufigsten Insolvenzursachen. So ist es möglich, dass eine Praxis sehr gute Umsätze und Gewinne erzielt, aber trotzdem nicht liquide genug ist, um alle Rechnungen bezahlen zu können.
  • Ein weiterer wirtschaftlicher Vorteil ist die Minimierung des unternehmerischen Risikos. Denn zahlt ein Patient seine Rechnung nicht, weil er zahlungsunfähig wird, kann sich der Zahnarzt gegen diesen Zahlungsausfall absichern. Das Factoringunternehmen übernimmt dieses Risiko, und der Zahnarzt erhält sein Geld garantiert.

4. Was kostet Factoring?

Alle Factoringunternehmen berechnen in der Regel eine Gebühr zwischen zwei und fünf Prozent pro eingereichte (fakturierte) Rechnungsforderung. Faktoren, die die Gebühr beeinflussen sind:

  • das Abrechnungsvolumen der Praxis,
  • der gewünschte Auszahlungszeitpunkt des Honorars (taggleich, nach 15, 30 oder 60 Tagen),
  • Auswahl der angebotenen Module und Zusatzleistungen (Erstattungsservice o.ä.).

Die Gebühr der drei einzelnen Module liegt jeweils zwischen 1 und 1,5 Prozent. Vergleicht man die Angebote von verschiedenen Factoringunternehmen, sollte man beachten, ob die Factoringgebühr brutto (inkl. Mehrwertsteuer) oder netto (exkl. Mehrwertsteuer) angezeigt wird. Beinhaltet die Gebühr wirklich alle anfallenden Posten und sind somit alle Kosten transparent dargestellt? Einige Gesellschaften erheben zusätzliche Beträge pro eingereichte Rechnung, berechnen eine pauschale Grundgebühr oder veranschlagen für gewisse Serviceleistungen zusätzliche Gebühren – diese Zusatzkosten sollte man vor Vertragsabschluss einkalkulieren.

5. Wie läuft die tägliche Zusammenarbeit mit einem Factoringunternehmen?

  1. Vor der Behandlung muss die Praxis sicherstellen, dass ihre Patienten sich schriftlich einverstanden erklären, dass abrechnungsrelevante Daten ihrer Person an den Factoringpartner weitergeleitet werden dürfen. Die Unternehmen stellen die dafür nötige Einwilligungserklärung als Vordruck zur Verfügung. Idealerweise sollte die Praxis die schriftliche Zustimmung der Patienten für die Weitergabe ihrer Daten an eine externe Abrechnungsgesellschaft bzw. an einen Factoringpartner sowieso regelmäßig wieder einholen. Teilweise wird von Datenschützern die Erneuerung zu jeder Behandlung verlangt, teilweise genügt die alljährliche Erneuerung der einzuholenden Einwilligungserklärung.
  2. Ebenfalls vor der Behandlung sollte die Praxis eine sogenannte Ankaufs-Voranfrage vornehmen, i. d. R. im Online-Portal des Factoringpartners. Damit klärt sich in nur wenigen Augenblicken, ob dieser die Rechnungsforderung gegenüber dem Patienten ankauft und hierfür das Risiko des Zahlungsausfalls übernimmt.
  3. Die Praxis schickt nun dem Factoring-Partner nach der Behandlung ihre Abrechnungsdaten online über ein verschlüsseltes System. Die Praxis benötigt für die Datenübertragung einen internetfähigen Computer. Einige Praxissoftwares verfügen über sogenannte One-Click-Systeme, so dass die Patienten- und Abrechnungsdaten mit nur einem Mausklick an das Factoringunternehmen gesendet werden. Manuelle Übersendungen der Abrechnungsdaten, beispielsweise per Diskette, werden zunehmend seltener und sind oft nur noch gegen Aufpreis möglich.
  4. Das Factoringunternehmen managt nach der Datenübermittlung alle Phasen der Patienten-Buchhaltung: es erstellt die Rechnung, druckt, kuvertiert, frankiert und versendet sie. Schließlich kontrolliert es die Rechnungseingänge und leitet gegebenenfalls das Mahnverfahren ein. Haben Patienten Fragen zu ihrer Rechnung, fängt der Factoringpartner diese auf. Eine Ratenzahlung inklusive einer zinsfreien Laufzeit bieten die meisten Finanzdienstleister an.
  5. Sobald der Factoringpartner die Abrechnungsdaten erhält, nimmt er die Finanzierung des Honorars und Auszahlung zu dem von der Praxis gewünschten Zeitpunkt vor; taggleich oder beispielsweise nach 15, 30 oder 60 Tagen. Die Vorfinanzierung ist für die Kunden das Wichtigste beim Factoring, denn mit der geplanten und zuverlässigen Honorarauszahlung verbessert die Praxis ihre Liquidität wesentlich.
  6. Hat sich die Praxis für den Verkauf ihrer Forderungen inklusive Übernahme des Ausfallrisikos entschieden, gewährleistet das Factoringunternehmen die sofortige Auszahlung des Honorars sogar dann, wenn der Patient wegen Zahlungsschwierigkeiten oder Zahlungsunfähigkeit spät oder überhaupt nicht zahlt.

6. Wie reagieren die Patienten auf die Umstellung der externen Rechnungsstellung?

Viele Zahnärzte befürchten, dass Patienten es als Vertrauensbruch empfinden, wenn die Rechnung nicht mehr aus der Praxis kommt, sondern von einem unbekannten Dienstleister. Tatsächlich reagieren immer nur vereinzelt Patienten sensibel auf den Wechsel. Etwaige Skepsis kann die Praxis leicht selbst auffangen. Gute und vor allem proaktive Aufklärung stellt die meisten Patienten zufrieden. Stellt man in den Vordergrund, dass das Outsourcing zum einen der Praxis mehr Zeit für ihre Patienten verschafft und zum anderen den Patienten den Service einer zinslosen Ratenzahlung bietet, erkennen das viele als angenehmen Vorteil.

7. Wie geht der Factoringpartner mit den Patienten um?

Hinter dieser Frage steckt bei einigen Zahnärzten die Angst, dass die Mitarbeiter eines externen Dienstleisters mit ihren Patienten unpersönlich oder gar unfreundlich umgehen. Denn mit dem Outsourcing der Buchhaltung gibt die Praxis einen Teilbereich der Patientenkommunikation an den Factoringpartner ab.

Dieser sollte alle Fragen zu Rechnungen, Zahlungszielen und Ratenvereinbarungen kompetent und äußerst zuvorkommend beantworten – schließlich beeinflusst er als empfundener „externer Mitarbeiter“ das Image der Praxis. Nach diesen beiden Faktoren sollte sich ein Praxisinhaber, eventuell im Kollegenkreis, vor Beauftragung eines Factoringunternehmens gewissenhaft erkundigen.

8. Verlieren Abrechnungshelferinnen ihren Arbeitsplatz?

Eine kompetente Abrechnungskraft in der Praxis ist unverzichtbar, denn die Verantwortung für eine korrekte Abrechnung bleibt immer in der Praxis. Die gewissenhafte Arbeitsweise der Verwaltungsassistentin ist auch bei der Zusammenarbeit mit einem Factoringunternehmen wichtig. Die Zeit, welche sie durch die externe Buchhaltung gewinnt, kann sie beispielsweise verstärkt dazu nutzen, Patienten zu beraten und dazu beitragen, dass geplante Behandlungen realisiert werden.

9. Muss man jede Honorarrechnung abrechnen?

Prinzipiell nicht – es besteht keine Vertragspflicht, alle Rechnungen durch den externen Factoring- Partner fakturieren zu lassen. Allerdings kalkuliert das Factoringunternehmen bei Vertragsabschluss auf Basis des Abrechnungsvolumens die Factoringgebühr. Wenn das geplante, gemeinsam zu Grunde gelegte, Factoring-Volumen unterschritten wird, geht die Preiskalkulation für das Factoringunternehmen nicht auf. Ist dann kein betriebswirtschaftlicher Nutzen für das Unternehmen vorhanden, wird es die Gebühr erhöhen, eventuell sogar die Zusammenarbeit beenden wollen.

10. Wie lange bindet man sich vertraglich an seinen Factoringpartner?

In der Regel sind die Verträge der Factoringunternehmen ohne die Einhaltung etwaiger Kündigungsfristen zu jedem Zeitpunkt kündbar. Zahnärzte bzw. Kunden können stets selbst bestimmen, ob und mit welchem Factoringunternehmen sie zusammenarbeiten.

© Diese Informationen wurden zusammengestellt von der Health AG, Hamburg
 


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