Nutzen Sie die Potenziale Ihrer Prophylaxeabteilung
Prophylaxeleistungen sind in den meisten Praxen in das Therapiekonzept eingebunden - allerdings mit sehr unterschiedlichen Erfolgen. Es lässt sich beobachten, dass viele Praxen ihre Prophylaxe-Potenziale bei weitem nicht ausschöpfen. Das ist schade - sowohl für die Zahngesundheit der Patienten als auch für den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis. Dieser Beitrag verfolgt das Ziel, Ihnen einen Eindruck von möglichen Honorargrößen zu verschaffen. Sie erhalten zentrale Hinweise, wie der Ausbau der Prophylaxeabteilung gelingen kann.
Rund 30 Prozent der Honorarumsätze einer Praxis (Gesamtumsatz abzüglich Labor) können mit Prophylaxeleistungen (Kinder IP, PZR, PAR-Vorbehandlungen) generiert werden. Diese Quote ist abgeleitet aus komplexem Erfahrungswissen.
In Zahlen bedeutet das folgendes:
Bei einem jährlichen zahnärztlichen Honorarvolumen von beispielsweise 336.000 Euro (ein Behandler, der durchschnittlich pro Monat 28.000 Euro Honorar erwirtschaftet) bedeutet dies ein Prophylaxehonorar von 144.000 Euro pro Jahr (12.000 Euro im Monatsdurchschnitt). In einer Praxis, die mit drei Behandlern ein zahnärztliches Durchschnittshonorar von zum Beispiel 70.000 Euro pro Monat generiert, können nach dieser Faustregel rund 30.000 Euro in der Prophylaxe erwirtschaftet werden (= 360.000 Euro Jahreswert für die Prophylaxe). Wenn eine DH beschäftigt wird (= Delegation PAR) sind noch höhere Umsätze erzielbar.
Wie werden solche Relationen erreicht?
Zunächst ist natürlich die Zielstellung durch den Praxisinhaber erforderlich – dies entspringt einer bewusst angenommenen Führungsaufgabe. Eine eindeutige Zielformulierung (Jahresplanung) ist die Basis dafür, dass das gesamte Praxisteam den zentralen Nutzen, den Prophylaxeleistungen dem Patienten bieten, versteht und in den Köpfen verankert (Teambesprechung, Fortbildungen).
Nächster Schritt ist der wirksame Transfer auf die Handlungsebene. Das funktioniert, indem die Ablaufstrukturen des Praxisbetriebes systematisch auf das konkrete Ziel eingestellt werden. Einzelmaßnahmen sind beispielsweise: Die Festlegung eines für alle Zahnärzte verbindlichen Ablaufes der Kontrolluntersuchung (01), praxisinterne Regelungen zur einheitlichen Erhebung des PSI (04) und Etablierung einer konsequenten deckungsgleichen Sprachregelung gegenüber den Patienten für die Kommunikation des Befundes innerhalb vorab kleinteilig festgelegter Zuständigkeiten (Teamworkshop).
Weitere organisatorische Detailregelungen betreffen das Terminmanagement und das Recall- System (systematische Patientenbindung, ggf. Modus nach individuellem PAR-Status). Dabei gilt: Fachlich hoch qualifizierte Prophylaxekräfte brauchen wenig Strukturvorgaben und wirken oft als Motor für eine dynamische Gesamtentwicklung. Geringe Qualifizierung im Prophylaxeteam führt zwangsläufig zu erhöhter Kontrollnotwendigkeit und erschwert eine stabile PZR-Patientenbindung.
In Mehrbehandlerpraxen ist im Optimalfall einer der (angestellten) Zahnärzte PAR-Spezialist und verantwortet ein ausgefeiltes PAR-Behandlungskonzept, in das die Mitarbeiter der Prophylaxe eng eingebunden sind.
Ausreichende Zimmerkapazitäten sind ein weiterer relevanter Aspekt, ebenso wie dienstleistungsorientierte Behandlungszeiten: Nachweislich haben die späten Nachmittags- und frühen Abendstunden den längsten Terminvorlauf.
Kalkulation
Wir unterstellen einen Vollzeit-Arbeitsplatz mit 39 Arbeitsstunden pro Woche und einer Anwesenheit von 44 Wochen für ein Kalenderjahr. Die Kalkulation ergibt sich aus der umseitigen Tabelle, die zusätzlich in ein Diagramm übertragen wurde.
Die Zahlenreihe macht deutlich, dass die Umsatzchancen entscheidend von der Auslastung (möglichst geringe Rüst- und Leerzeiten) und der Höhe des erzielten Stundensatzes (effizientes Terminmanagement, angemessene Preisstellung) abhängen.
Eine Fortführung der Kalkulation mit Personalkosten, Raumkosten, etc. wäre natürlich interessant, würde jedoch einerseits den Umfang dieses Beitrags sprengen. Andererseits gibt es verschiedene Vergütungsregelungen, von denen hier keine besonders betont werden soll. Nur soviel: Umsatzabhängige Vergütungen sind vielleicht naheliegend und durchaus üblich. Beinhalten aber das nicht zu unterschätzende Risiko der Entstehung von Wettbewerbsenergie, die atmosphärisch belasten kann. Demgegenüber unterstützen Fixgehälter (ggf. plus Praxisbonus) die für den Ausbau der Prophylaxeabteilung essentiell wichtige enge Kooperationsbereitschaft im Team. Eine passende Lösung ist jeweils praxisindividuell zu finden.
Fazit
Der Erfolg einer Prophylaxeabteilung entsteht nicht zufällig, sondern entwickelt sich kontinuierlich, sobald das gesamte Team zur zielorientierten und systematischen Verdichtung der Ablauforganisation angeleitet wird. Unabhängig von der Praxisgröße gilt: Die im Alltag gelebten Ablaufprozesse bestimmen die Resultate.
Die Organisationsstrukturen geben entscheidend vor, ob Ihr Team zum Erfolg kommen kann oder nicht. Hier die Weichen richtig zu stellen und Vorbildfunktion zu übernehmen ist Kernaufgabe des Praxisinhabers. Dabei ist der Grad des erreichbaren Erfolges abhängig von der fachlichen Qualifikationstiefe und den Kommunikationsstandards im Team.
Für größere Entwicklungsschritte hat es sich methodisch bewährt, die Mitarbeiter im Rahmen von Workshops frühzeitig in das Vorhaben einzubinden. Diese Technik hat nicht nur den Vorteil, dass im kollegialen Brainstorming Ideen und Gedankenketten entstehen, zu denen der Einzelne gar nicht fähig wäre. Sondern sorgt auch dafür, dass die Mitarbeiter an dem Gesamtprozess aktiv beteiligt werden und sich deshalb wesentlich besser mit den erarbeiteten praxisindividuellen Lösungen identifizieren.
Auf diese Weise gelingt es, den Leistungsbereich Prophylaxe innerhalb eines bewährten Praxiskonzeptes zu einem stabilen Erfolgsbaustein wachsen zu lassen.