Praxisführung

Vom klugen Umgang mit der Zeit im Praxisalltag

Alles heute, alles sofort?!

14.05.2017

Ein kluger Umgang mit der Zeit ist sinnvoll, damit diese nicht davon fliegt.
Ein kluger Umgang mit der Zeit ist sinnvoll, damit diese nicht davon fliegt.
Quelle: © Rike/pixelio.de

Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen. Seneca ( Jahr 1 – 65 n.Chr.) - Das bemerkenswert aktuelle Zitat von Seneca entstand vor mehr als 2.000 Jahren und beschreibt doch unsere Zeit ganz vortreffl ich. Insbesondere im berufl ichen Alltag scheint es manchmal so, als könne man die Fülle der anstehenden Aufgaben gar nicht komplett bewältigen. Ist die eine Aufgabe erledigt, sind schon wieder neue Tätigkeiten dazu gekommen, die auch möglichst heute, möglichst, schnell, also jetzt sofort erledigt werden sollen. Gibt es Auswege aus dieser Zeitfalle? Die Antwort lautet: JA!

  • Ein auf Ihre Persönlichkeit und Ihren Arbeitsbereich abgestimmtes Zeitmanagement ist der erste Schritt in die erfolgreiche Umsetzung Ihrer täglichen Aufgaben.
  • Hinzu kommt die Fähigkeit, Wichtiges von weniger Wichtigem unterscheiden zu lernen, also Prioritäten zu setzen. Konsequent und effizient.
  • Auch Delegieren von Aufgaben an Kolleginnen und der intelligente Umgang mit der Praxissoftware helfen, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen.
  • Und last but not least sollten Sie lernen „nein“ zu sagen, wenn Sie auch noch Aufgaben für andere übernehmen sollen, die jedoch Ihren eigenen Zeitplan in

Welcher Zeittyp sind Sie?

Wer möglichst viel in möglichst wenig Zeit erledigen möchte, der muss einen genauen Plan davon haben, was erledigt werden muss und wieviel Zeit realistisch für diese Aufgaben benötigt wird. Und Sie sollten wissen, welcher Zeittypus Sie sind und wie Sie mit der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit umgehen. Nachfolgend finden Sie Merkmale für die gängigsten Zeittypen und gleichzeitig Tipps, wie Sie ein besseres Zeitmanagement erlangen können.

Der „Alles ist wichtig“-Typ

Dieser Typus kann nur sehr schwer unterscheiden, was wichtig ist und was auch später noch erledigt werden kann. Muss ich jetzt Frau Meier anrufen, um den Präparationstermin zu vereinbaren oder im Labor, damit der Fahrer eine Arbeit abholt? Muss ich die Instrumente jetzt machen oder erst Material und Instrumente in Zimmer 3 auffüllen?

Tipp:

Klassifizieren Sie Ihre Aufgaben! Hilfreich sind bewährte Einteilungen in A-, B- oder C-Kategorien, z. B. nach dieser Einteilung:

A − Erledigung sofort
B − Erledigung mittelfristig  konkretes Datum setzen
C − Erledigung langfristig  prüfen, ob auch jemand anderes dafür in Frage kommt.

Je nach Aufgabengebiet sind weitere Kategorien denkbar. Der Schlüssel zum Erfolg ist jedoch immer die konsequente Einhaltung der selbst gewählten Kategorie.

Der Aufschieber

Schiebt auch wichtige Aufgaben immer wieder auf, erfindet für sich selbst und andere kreative Ausreden, um ungeliebte Aufgaben nicht erledigen zu müssen. Bei diesem Zeittypus handelt es sich nicht einfach um einen Faulpelz, sondern unter Umständen um ein ernst zu nehmendes Störungsbild, auch bezeichnet als Prokrastination (vgl. auch https://www.uni-muenster.de/Prokrastinationsambulanz/prokrastination.html).

Tipp:

Hier gibt es eine goldene Regel, die Sie ausnahmslos beherzigen sollten: Das Unangenehmste zuerst! Schieben Sie ungeliebte Aufgaben nicht auf, sie werden dadurch nicht einfacher.

Rufen Sie den Patienten, der sich über die Rechnung beschwert hat, sofort an und klären Sie die Angelegenheit umgehend. So entlasten Sie sich von dem Druck, diesen unangenehmen Anruf noch erledigen zu müssen und verblüffen dabei den Patienten noch positiv, der seine Beschwerde loswerden kann und sich verstanden fühlt.

Der „Ich kann nicht nein sagen“-Typ

Bitten wie „Kannst du mal eben kurz…“, „Magst du mal schnell einspringen“, „Ich hätte da mal eben eine Bitte an dich – geht auch ganz schnell…“. etc. kann dieser Typus nicht abschlagen. Denn er kann nicht nein sagen, sondern übernimmt zu seinen eigenen Aufgaben auch noch die von anderen. Und das, obwohl schon die Zeit für die eigenen Aufgaben oft nicht reicht.

Tipp:

Mittels eigenem Tagesplan (s. u.) terminieren Sie täglich Ihr eigenes Arbeitspensum. Bei komplexen Aufgaben ist auch eine Wochen- und Monatsplanung hilfreich. Notieren Sie dabei Uhrzeit und die voraussichtlich benötigte Zeit für diese Aufgaben. So gewinnen Sie sehr schnell einen Überblick, ob die Ihnen zur Erledigung der anstehenden Aufgaben verfügbare Zeit auch wirklich ausreichen wird.

Kommen dann noch Anfragen von Kolleginnen, Patienten und/oder Chef hinzu, greifen Sie auf Ihre Prioritäten- Skalierung zurück. Es soll hier nicht der Eindruck entstehen, dass Sie mit Scheuklappen arbeiten sollen und kein offenes Ohr mehr für Anliegen Anderer haben. Es geht vielmehr darum, auch einmal nein zu sagen, wenn Ihr zu erledigendes Arbeitspensum keine weiteren Aufgaben mehr erlaubt.

Sagen Sie nicht ja, wenn Sie nein meinen. Bitten Sie Kollegen, Chef und Patient um Verständnis, wenn Sie etwas nicht gleich erledigen können. Bieten Sie sofort eine zeitliche Alternative für die Erledigung an, damit andere sehen, dass Sie sich nicht drücken wollen, sondern augenblicklich einfach nur Ihre verfügbare Zeit für andere wichtige Aufgaben benötigen, die keinen Aufschub dulden.

Die Perfektionistin

Perfektionisten können eine Arbeit nie wirklich beenden, denn schließlich gibt es ja immer noch etwas zu optimieren. Nie ist etwas gut genug erledigt worden, nicht von ihnen selbst und erst recht nicht von anderen. Der Perfektionist kann sich nicht über eine erledigte Arbeit freuen, denn es plagt ihn die Vorstellung, dass es noch besser hätte werden können, wenn man nur mehr Zeit zur Verfügung gehabt hätte.

Natürlich ist die Grundvoraussetzung für erfolgreiches Arbeiten der Anspruch an sich selbst, Aufgaben korrekt zu erledigen. Perfektionisten haben diesen Anspruch sehr stark ausgeprägt. Ihnen reichen 100 Prozent oft nicht, es sollen schon mindestens 200 Prozent oder mehr sein, damit sie sich wohl fühlen. Dabei geraten sie oft in die Falle, weniger wichtige Nebensächlichkeiten weiter verbessern zu wollen. Schnell gerät ihre Arbeit so in eine für andere nicht mehr tolerierbare Ineffizienz, die zu Konflikten führen kann.

Tipp:

Legen Sie gemeinsam mit Chef und Kollegen fest, in welcher Qualität eine Arbeit als erledigt betrachtet werden kann. Messen Sie die Zeit, die Sie dafür benötigen. Prüfen Sie, ob Sie diese Arbeiten mit technischen Hilfsmitteln schneller und effizienter durchführen können. Häufig ist es sinnvoller, durch z. B. Kurse oder Schulungen bzw. durch den Einsatz technischer Hilfsmittel zu lernen, die tägliche Praxis-Dokumentation, Abrechnung, Materialbestellung, Arbeiten im Bereich Steri und Hygiene und dergleichen effizienter durchzuführen, als alles immer noch ein bisschen schöner machen zu wollen. Manchmal ist weniger doch mehr ...

Umgang mit der Zeit – Aufgabenpläne helfen

Am Anfang jedes Zeitmanagements steht die Überlegung, welche Aufgaben zu Ihrem persönlichen Aufgabengebiet gehören. Die Antwort ergibt sich aus der Stellenbeschreibung.

Klären Sie regelmäßig, ob diese Aufgaben noch aktuell sind und aktualisieren Sie sie gegebenenfalls. Seien Sie auch kritisch mit sich selbst und fragen sich, ob Sie zu den Menschen gehören, die sich auch noch Aufgaben anderer zusätzlich aufbürden. Gründe hierfür gibt es viele, sie reichen von „ich kann das am besten“ bis zu „ ach, bis ich lange frage, mache ich es lieber gleich selbst“. Neben dem persönlichen Aufgabengebiet gibt es Routineaufgaben, die täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich erledigt werden müssen, z. B. Abgabetermin für Abrechnungsunterlagen, gesetzliche Bestimmungen, wie z. B. Mitarbeiterbelehrungen, Recall, Hygieneprüfungen etc.

  • Um den Überblick zu behalten, macht es Sinn mit Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresplänen zu arbeiten.

  • Um den Überblick zu behalten, macht es Sinn mit Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresplänen zu arbeiten.
    Quelle: © I-vista/pixelio.de
Um den Überblick zu behalten, macht es Sinn, mit persönlichen Zielen und Tages- und Wochen-, Monats- und Jahresplänen zu arbeiten. Ob Sie diese Pläne in Ihrer Praxissoftware erstellen oder mit Excel o.ä. Programmen, bleibt Ihnen überlassen. Entscheidend ist, dass Ihre Zeitplanung verbindlichen Charakter hat, Sie realistische Zeiten für Ihre Aufgaben zugrunde legen und die Planung tagesaktuell ist.

Haken sie ab, was erledigt ist. Das verschafft Ihnen ein gutes Gefühl, wenn Sie sehen, wie viele Aufgaben Sie bereits erledigt haben!

Die Verteilung der Aufgabengebiete muss nicht über Jahre den gleichen Personen zugeordnet werden. Bewährt hat sich einmal jährlich gemeinsam zu überprüfen, ob Aufgaben noch bei den richtigen Personen angesiedelt sind. Häufig entwickeln sich bei Kolleginnen neue Fähigkeiten, die es erlauben, neue Aufgaben zu übernehmen und damit andere zu entlasten.

Beziehen Sie auch Ihre Auszubildenden in die Aufgabenverteilung mit ein. Das stärkt die Persönlichkeit, verschafft Erfolgserlebnisse und lehrt die jungen Kolleginnen, von Anfang an Verantwortung zu übernehmen.

Delegieren – klug verteilen, statt alles selbst zu erledigen

Ob es das Frankieren der Tagespost ist, die regelmäßige Kontrolle von Patienten-WC und Wartezimmer, das Lüften der Praxisräume, neu angekommene Ware verstauen, Instrumentenpflege, Hygienemaßnahmen etc. – nicht alles muss selbst erledigt werden.

Prüfen sie zuerst, welche Aufgaben nur Sie selbst aufgrund Ihrer Qualifikation und der Absprache mit dem Chef erledigen können und müssen. Diese Aufgaben sollten dann auch nur Sie selbst verrichten. Aber es gibt sicher eine Menge anderer Aufgaben, die auch Kollegen übernehmen können. Bitten Sie die Kollegin, deren PZR-Patient gerade ausgefallen ist, die Praxispost zu frankieren oder alles für den Laborboten vorzubereiten. Lassen Sie die Kollegin die Post mitbringen, die gerade zum Bäcker geht, um das Praxisfrühstück zu holen. Befähigen Sie andere, Aufgaben zu übernehmen, statt alles selbst zu machen. Und helfen Sie ebenfalls ganz selbstverständlich aus, wenn andere in Zeitnot geraten.

Wir statt ich

Zu einer wertschätzenden Praxis- und Teamkultur gehört es dazu, nicht nur das eigene Aufgabengebiet als wichtig anzusehen, sondern den Erfolg der ganzen Praxis im Auge zu haben. Es geht um das gemeinsame Erreichen von Zielen. Dabei sollte kollegiale Unterstützung selbstverständlich sein. Dazu gehört dann eben auch so viel Verantwortungsgefühl, dass gegenseitige Hilfe unerlässlich für den gemeinsamen Erfolg ist.

Aufgaben schnell und professionell erledigen

Ein wesentlicher Zeitkiller sind unzulängliche Arbeitsmittel zur Erledigung von Routineaufgaben. Hier sei stellvertretend die Materialbestellung genannt. Das Wälzen von Katalogen, Suchen nach den letzten Lieferscheinen, auf denen die Bestellnummern stehen, das Nachsehen im Materiallager, ob noch genügend Ware vorhanden ist, kostet nicht zu unterschätzende Zeit.

Anstatt sich vor dieser unliebsamen Aufgabe zu drücken und damit zu riskieren, dass es Material-Engpässe gibt, sollten Sie überlegen, wie die Materialbestellung individuell für Ihre Praxis individualisiert werden kann. Es gibt einiges an Software auf dem Markt, in dem gängige Bestellungen gespeichert und der Verbrauch angezeigt wird. Darüber hinaus gibt es andere Programme, die neben der eigentlichen digitalen Materialverwaltung auch Preisvergleiche anstellen und Ihnen den jeweils günstigsten Anbieter anzeigen. Dabei wird die Bestellung online übertragen, es entfällt faxen, kopieren, abheften. Sicher gibt es in allen Bereichen Ihrer Praxis solches Optimierungspotenzial, das Sie entlastet und Zeit und Nerven spart. Selbst die tägliche Anwendung Ihrer Praxissoftware kann ein Zeitfresser sein, wenn Sie die Möglichkeiten der Software nicht optimal nutzen. Nur wenn Sie Ihre Software clever einsetzen, sparen Sie Zeit und Energie. So ist das Anlegen von individuellen Behandlungskomplexen, das Verknüpfen von Begründungen, aber auch die richtige Nutzung des digitalen Terminbuchs Grundvoraussetzung für den effizienten Umgang mit der knappen Ressource Zeit.

Tipp: Optimierungspotential finden

Einmal jährlich alle Routineaufgaben identifizieren und auf Effizienz überprüfen. So finden Sie Optimierungspotential, das Ihnen die tägliche Arbeit erleichtert. Regelmäßige Softwareschulungen buchen bzw. das gesamte Team von der Kollegin, die die Software optimal beherrscht, schulen lassen, sichert auch hier Ihre besondere Zeitqualität.

Telefonate und E-Mails

In diesen Bereichen lauert viel Zeitverschwendungspotential. Telefonate sind wahre Zeitfresser, wenn sie nicht zielgerichtet und zeitlich fixiert geführt werden. Das Lesen und Beantworten von E-Mails ist ebenso zeitaufwändig, lenkt von anderen Aufgaben ab.

Tipp: Telefonat vorbereiten

Führen Sie abgehende Telefonate ausschließlich in ruhigen Praxiszeiten bzw. ziehen Sie sich dafür in einen ruhigen Raum abseits von Rezeption und Sprechzimmern zurück. Bereiten Sie Telefonate perfekt vor, indem Sie alle benötigten Unterlagen bereithalten, sich Notizen machen und so schnell und erfolgreich arbeiten können.

Bieten Sie anrufenden Patienten, die mehr als einen Termin benötigen, einen Rückrufservice an, damit Sie in stark frequentierten Praxiszeiten für die persönliche Betreuung von Patienten da sein können. Alternativ verlegen Sie in Spitzenzeiten das Telefon in einen Raum abseits der Rezeption, von wo aus ausschließlich Telefonate angenommen werden, während an der Rezeption Patienten persönlich empfangen, betreut und verabschiedet werden.

Vermeiden Sie folgende Telefonsünden:

  • Nachlässige Gesprächsvorbereitung
  • Ungünstiger Zeitpunkt
  • Suchen nach der Teilnehmernummer
  • Keine Unterlagen vorbereitet
  • Keine Dokumentation zum Gespräch
  • Zu viel selbst reden statt zuzuhören
  • Keine Gesprächsnotizen für den Fall, dass Kollegin oder
  • Chef das Anliegen weiter bearbeiten muss/will.

Richtiges, ergebnisorientiertes Telefonieren ist ein unverzichtbarer Teil Ihres Zeitmanagements. Störend sind Vielredner − also salopp gesagt Quasselstrippen. Sie sollten wissen, wie Sie solche Menschen, höflich und zielgerichtet zu einem Gesprächsergebnis/-ende führen können.

  • Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner zwischendurch mit seinem Namen an, den hört jeder Mensch gerne. Das verschafft Ihnen Aufmerksamkeit und Sie kommen zu Wort.
  • Vermeiden Sie „W-Fragen“ ( wie, weshalb, warum) Diese Fragen ermuntern Vielredner regelrecht zum ausschweifenden Ausholen. Besser sind geschlossene Fragen, die man nur mit „ja“ oder „nein“ beantworten kann.
  • Kürzen Sie ein Telefonat ab, z. B. mit diesen Worten: Frau XY, den Termin am … habe ich für Sie reserviert. Bis dahin alles Gute. oder Gerne würde ich noch weiter mit Ihnen plaudern, aber mein Chef/ meine Kollegin braucht mich dringend. Wir sehen uns ja bald. Auf Wiederhören Frau XY!

Tipp E-Mail:

Legen Sie für E-Mail-Verkehr Zeiten fest, in denen Sie diese lesen, beantworten und ggf. an zuständige Kolleginnen bzw. den Chef weiterleiten.

Hilfreich sind auch eigene Mailadressen für alle Mitarbeiter, die direkten Patientenkontakt haben. So muss nicht alleine die Rezeptionskraft alle Mails beantworten, sondern jeder ist für seine eigene Mailkorrespondenz zuständig.

Interne Dokumentation

Wenn mehrere Personen an einem Vorgang arbeiten, so ist eine lückenlose interne Dokumentation unerlässlich. Unterbleibt dies, sind häufige Nachfragen vorprogrammiert, Arbeiten müssen unterbrochen werden, weil Informationen fehlen, die man sich erst mühsam aus dem Team besorgen muss. Entwickeln Sie interne Kommunikationskanäle mit passendem Dokumentationssystem, das Transparenz und Übersicht verschafft. So können Aufgaben auch von unterschiedlichen Personen zielgerichtet und schnell erledigt werden. Wenn beispielsweise Patienten wegen Erstattungs- oder Versicherungsfragen mit Ihnen Kontakt aufnehmen oder noch Nachfragen zu einer bevorstehenden Behandlung haben, sollte jedes Gespräch, jedes Telefonat schriftlich in Stichworten und mit dem aktuellen Ergebnisstand festgehalten werden. Nur so wird es möglich, dass das Anliegen des Patienten auch von weiteren Kolleginnen, dem Praxistechniker etc. kompetent weiterverfolgt werden kann. Transparenz spart Zeit, Nachfragen und beweist eine professionelle Praxisführung.

Fazit

Nur wenn alle wissen, was von Ihnen erwartet wird, wenn die Zeit zur Erledigung individueller Aufgaben realistisch geplant wird und jeder bestrebt ist, seine Aufgaben pünktlich und zuverlässig zu erledigen, ist erfolgreiches Zusammenarbeiten möglich.

Und nur wenn eine grundsätzliche Bereitschaft, andere zu unterstützen und zu entlasten da ist, gelingt Ihnen der optimale Umgang mit der Zeit. Wenn Nein-Sagen und Delegieren nicht als Affront oder Drückebergerei gewertet werden, können alle Mitarbeiter gerecht ausgelastet werden. Auch die ständige Weiterentwicklung eigener und technischer Fähigkeiten sind unumgängliche Faktoren, immer komplexere Aufgabenstellungen zeitsparend und erfolgreich zu verrichten. So gelingt Praxiserfolg!

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Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Sybille David


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