Praxisführung


Einstellungsgespräche – passende Mitarbeiter finden

06.12.2016

Nehmen Sie Ihre zukünftigen Mitarbeiter unter die Lupe. Bildquelle: Axel Thüne
Nehmen Sie Ihre zukünftigen Mitarbeiter unter die Lupe. Bildquelle: Axel Thüne

Sie haben Wege gefunden, um Ihre individuelle und einzigartige Stellenanzeige so zu platzieren, dass Sie auf Resonanz stoßen. Wie finden Sie jetzt passende Mitarbeiter, die Ihr Team ideal ergänzen?

Zunächst ist es wichtig zu prüfen, wie konkret und ausgefeilt das Anforderungsprofil ist. Wissen Sie und Ihr Team exakt, was Sie von neuen Mitarbeitern erwarten? Was gilt es an besonderen Herausforderungen in bestimmten Situationen zu meistern? Wie sollen sich passende Mitarbeiter verhalten? Sollen Sie eher zielorientiert anpacken, mit Spaß und Freude auch in besonderen Situationen reagieren, legen Sie Wert auf ein ausgeglichenes und ruhiges Wesen oder sollen Herausforderungen kühl und mit belegbaren Zahlen, Daten, Fakten gemeistert werden?

Wenn all diese Fragen beantwortet sind, können Sie Ihren persönlichen Telefon-Interview-Fragebogen erstellen. Immer wieder kommt die Frage auf, ob solch ein Interview am Telefon schon sein muss oder ob man nicht besser alle Bewerber direkt zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einladen soll.

Diese Frage können Sie selbst sehr leicht beantworten, indem Sie für sich prüfen, wie viel Zeit und Energie Sie für Gespräche einsetzen wollen, die sich am Telefon möglicherweise schon längst erledigt hätten. Wenn Sie aus der Befürchtung heraus, zu wenig Bewerber zu finden, alles einladen „was Ihnen vor die Flinte kommt“, dann ist ein harmonisches Teamgefüge stark gefährdet. Wir erleben sehr oft, dass Teams gerade, wenn Unterbesetzung herrscht, zusammenstehen und gemeinsam Höchstleistungen erbringen. Das funktioniert natürlich nur, wenn alle wissen, dass Sie aktiv auf der Suche nach Verstärkung sind. Halten Sie Ihre Mitarbeiter ständig auf dem Laufenden, wie der aktuelle Stand ist, damit nicht das Gefühl entsteht, Sie würden nicht mit Nachdruck suchen.

Fragen für das Telefoninterview:

  • Was macht Ihrer Meinung nach eine gute zahnmedizinische Fachangestellte aus?
  • Was hat Sie dazu bewegt zahnmedizinische Fachangestellte zu werden?
  • Stellen Sie sich vor, ich sei Patient, was würde ich besonders an Ihnen schätzen?
  • Wie würden Sie mir z. B. PZR anbieten, sodass ich mit Überzeugung zusage?
  • Beschreiben Sie einen typischen Arbeitstag von sich.
  • Warum wollen Sie sich verändern, warum die Praxis wechseln?
  • Welche mittel- und langfristigen Pläne haben Sie?
  • Wie gehen Sie mit Stress um?

Wenn Sie am Telefon ein positives Bild erhielten, naht der Vorstellungstermin. Sagen Sie Bewerbern, wie viel Zeit Sie sich für sie nehmen. In letzter Zeit kommen immer wieder Rückmeldungen, dass Bewerber gar nicht zum Termin erscheinen. Mit dem vorhergehenden Telefoninterview und der Verbindlichkeit in der Terminvereinbarung minimieren Sie diese Option. In Bewerbungsgesprächen werden oft ganz grundsätzliche Fehler gemacht, die nach einer Einstellung der falschen Person sehr teuer werden können. Sehr beliebt ist das Vorstellen der Praxis, das Ausschmücken der tollen Möglichkeiten, verbunden mit der Frage, ob sich Bewerber vorstellen können hier zu arbeiten. Gehen Sie konkreter vor. Sondieren Sie mit gezielten Fragen sehr genau, ob dieser Mensch zu Ihnen, der Praxiskultur und dem Anforderungsprofil passt. Wenn Sie einen eher ruhigen und zurückhaltenden Menschen vor sich haben, der Ihnen ohne große Gefühlsregung erzählt, wie aktiv er seinen Praxisalltag gestaltet und aktiv auf Patienten zugeht, dann hören Sie auf Ihre Intuition und lassen sich nicht täuschen. Sprechen Sie aktiv die Diskrepanz zwischen Gehörtem und Ihre Wahrnehmung des Verhaltens an.

Mögliche Fragen des Bewerbungsgespräches:

  • Was hat Sie dazu bewegt, sich auf unsere Annonce zu bewerben?
  • Wie stellen Sie sich den idealen Arbeitsplatz für sich vor?
  • Wie sollte ein Arbeitstag für Sie aussehen, damit Sie abends zufrieden nach Hause gehen?
  • Schildern Sie eine konkrete kritische Situation, die im Praxisablauf immer wieder vorkommt und lassen Sie Bewerber beschreiben, wie sie diese Situation konkret meistern würden.
  • Wenn die Antwort zu oberflächlich ist, dann gehen Sie weiter in die Tiefe (legen Sie vorher fest, wie Wunschkandidaten die Situation lösen würden und wie es weniger geeignete Bewerber angehen).
  • Wie überzeugen Sie Patienten von den Leistungen der Praxis?
  • Was gefällt Ihnen an Ihrem Beruf und wo sehen Sie Ihre persönlichen Stärken?
  • Was sind Ihre persönlichen Ziele in 1, 3 und 5 Jahren?
  • Was ist Ihnen neben dem Beruf sehr wichtig, was haben Sie für Begabungen.

Zusätzlich können Sie noch Fragen aus dem Telefoninterview einfügen. Achten Sie sehr genau darauf, wie die Antworten bei Ihnen persönlich ankommen. Überprüfen Sie dabei, wie Sie Aussagen von Bewerbern werten, die Ihnen auf Anhieb sympathisch waren und bei Menschen, wo Sie eher unschlüssig sind. Meist sind wir geprägt vom Eindruck der ersten Sekunden und „färben“ dann Antworten in unserer Wahrnehmung ein. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich passende Aussagen später mit unserer Intuition decken. Wobei dies nicht in den ersten Sekunden zu entscheiden ist.

Sollte Sie von Bewerbern nicht überzeugt sein, teilen Sie das bitte zeitnah in einem respektvollen und wertschätzenden Schreiben mit. Oft stecken große Hoffnungen in einer Bewerbung. Ihre Entscheidung betrifft nicht die Person an sich, sondern die fehlende Passung zwischen Mitarbeiter und Praxis. Denken Sie immer daran, wie diese Person auch nach einer eventuellen Absage über Ihre Praxis spricht.

Wenn das Gespräch für beide Seiten positiv verlief, gilt es zu klären, ob es die Möglichkeit eines Probetages gibt, in dem sich Team und Bewerber kennenlernen. Vereinbaren Sie mit dem Team klare Kriterien, wie mit Bewerbern beim Probearbeiten umgegangen wird und unter welchen Aspekten neue Kollegen geprüft werden.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Axel Thüne

Bilder soweit nicht anders deklariert: Axel Thüne


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