Praxisführung


Mehr Zeit für das Wesentliche

14.05.2016

Handwerkliches Können und eine perfekte Betriebsorganisation sind ein solides Fundament für den dauerhaften, wirtschaftlichen Erfolg. Insbesondere die Behandler in einer Praxis sollten sich stets und uneingeschränkt auf ihre Arbeit konzentrieren können. Mit einem freien Rücken, einem eingespielten Team und vor allem auch der Wahl der richtigen Organisationsmittel ist dieses Ziel durchaus erreichbar.

In puncto Leistungserfassung und Abrechnung sollten inzwischen alle Praxen optimal organisiert sein. Das elektronische, schnelle und rationelle Arbeiten mit einer Praxissoftware ist obligatorisch und niemand würde ernsthaft darauf verzichten wollen. Umso erstaunlicher ist es, dass viele Organisations-, Dokumentations- und Kontrollarbeiten noch papiergebunden erledigt werden. Dicke Aktenordner mit Dokumenten, Unterlagen, Bescheinigungen und Anleitungen beweisen, dass hier in vielen Praxen noch erstaunliche Rationalisierungsmöglichkeiten liegen. Mit DIOS MP, dem Medizinprodukte- und Sterilgutmanagementsystem, bietet das Softwarehaus DIOS ein Programm, das – als ideale Ergänzung zur vorhandenen Abrechnungssoftware – dieses Potential nutzt und ausschöpft.

Beispiel 1: Behandlungsnachweis

  • Beispielhafter Ausdruck eines Behandlungsnachweises.

  • Beispielhafter Ausdruck eines Behandlungsnachweises.
Die Erstellung eines solchen Nachweises (Abb. 1), selbstverständlich patientenbezogen und gern auf ein bestimmtes Zeitfenster ausgerichtet, ist für herkömmlich arbeitende Praxen mit einigem Zeit- und Rechercheaufwand verbunden und vielleicht sogar nur in Teilen oder auch gar nicht möglich. Wie wäre es, wenn ein solches Dokument mit genau vier Mausklicks erzeugt und ausdruckt werden könnte? Wer auch immer heute oder irgendwann in der Zukunft einen solchen Nachweis anfordern würde, wäre im Handumdrehen versorgt und Behandler und Praxisteam könnten sich sofort wieder der eigentlichen Arbeit zuwenden.

Beispiel 2: Gerätebuch

Alles, was einen Stecker hat, bringt schon bei der Anschaffung stapelweise Unterlagen mit und jedes Gerät produziert im Laufe seiner gesamten Nutzungsdauer immer wieder neue Papierstapel: Bedienungsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter, Validierungs- und Wartungsprotokolle, Reparatur- und Pfl egenachweise, und, und, und…

Mit DIOS MP verwandelt die Praxis all diese Dokumente in Bits und Bytes und kann danach auf die elektronischen Daten schnell und gezielt zugreifen. Und dank der integrierten Mitarbeiter- und Aufgabenverwaltung weiß das Programm, wer für welche Maschine und die mit ihr verbundenen Aufgaben verantwortlich ist, bietet einen separaten Bereich für Techniker-Dokumente und erinnert das Team automatisch an Wartungen, Validierungen und Routinechecks.

Beispiel 3: Implantate

Implantate genießen als Medizinprodukte einen ganz besonderen Stellenwert. Wäre es nicht äußerst hilfreich, wenn man stets die vollständige Kontrolle über jedes Einzelstück besäße? Wenn man immer für jedes einzelne Exemplar sofort nachvollziehen könnte, von welchem Hersteller (mit Chargen- und Seriennummer) das Implantat stammt, wer es an welchem Tag geliefert hat und bei exakt welchem Patienten ein ganz bestimmtes Exemplar verwendet wurde?

Material- und Hygieneverwaltung mit DIOS MP

In der Ausgabe 5/2015 der DI DENTALE IMPLANTOLOGIE & Parodontologie haben wir die wesentlichen Einsatzbereiche von DIOS MP vorgestellt. Lassen Sie uns noch einmal einen Blick auf den gesamten Funktionsumfang der Software werfen (Abb. 3).

  • Direkte Zuordnung von Chargen- und Seriennummer zu jedem Implantat.
  • Übersicht über die Funktionsbereiche von DIOS MP.
  • Direkte Zuordnung von Chargen- und Seriennummer zu jedem Implantat.
  • Übersicht über die Funktionsbereiche von DIOS MP.

Die Bereiche der Prozessdokumentation (grün) und der Produktverwaltung (blau) stellen jeweils in sich geschlossene Kreisläufe von Medizinprodukten dar. Die Freigabe von Sterilgut in Einzelverpackungen, in Containern, Sieben und Trays, von Einzelinstrumenten und Inventarstücken wird mit allen relevanten Prozess-, Kontroll- und Freigabedaten revisionssicher gespeichert und der gesamte Weg des Sterilguts von der Entnahme aus dem Magazin bis zur erneuten Einlagerung des aufbereiteten Instrumentariums überwacht. Alle übrigen Produkte werden – ebenfalls über ein Barcodesystem gesteuert – von der Bestellung bis zur Verwendung am Patienten vollständig erfasst und dokumentiert. Das System meldet rechtzeitig Bestandsunterschreitungen, kennt die Packungsgrößen zur Mengenberechnung für Neubestellungen und bucht benutzergesteuert die eingehenden Lieferungen mit allen relevanten Daten, wie Chargen-Nummern und Verfallsdaten, ein. Dabei werden die Produkte aus den offenen Bestellungen einzeln oder kartonweise aufgenommen und – falls erforderlich – mit eigenen Strichcodeetiketten versehen, die über das System jederzeit den Rückschluss auf alle relevanten Produktund Lieferdaten ermöglichen. Besonders schnell ist dieser Vorgang durch das Scannen von EDI-Codes auf Lieferscheinen möglich, bei dem alle Daten einer Lieferscheinseite inklusive Chargen-Nummer und Verfallsdatum in das System eingebucht werden.

Die wichtigsten Aspekte der Geräteverwaltung haben wir bereits beschrieben. Sobald in DIOS MP alle Daten der Desinfektoren, Sterilisatoren und Co. eingepflegt und alle Unterlagen, Bedienungs- und Wartungsanleitungen im System digital hinterlegt wurden, wird festgelegt, welcher Mitarbeiter für welches Gerät und für welche damit verbundenen Arbeiten verantwortlich ist. Die dafür zuständige Mitarbeiterverwaltung ist, wie alle anderen Funktionsbereiche, wiederum mit vielen anderen Programmteilen verknüpft. Das System überwacht die Erledigung sämtlicher Aufgaben und Routinetätigkeiten, erinnert rechtzeitig an Nachbestellungen, mahnt überlagertes Sterilgut und Verfallsdaten von Produkten an, erinnert an arbeitsmedizinische Untersuchungen und stellt in wichtigen Bereichen frei definierbare Checklisten zur dokumentierten Abarbeitung vorgegebener Arbeitsschritte zur Verfügung. Im Laufe der aktiven Benutzung entsteht mit DIOS MP so in wenigen Monaten ein mächtiges Organisationsinstrument, das im Zusammenwirken mit der vorhandenen Abrechnungssoftware die Anzahl der Papierordner spürbar reduzieren wird.

DIOS MP ist eine Management-Software, die zwischen den beiden Hauptdrehscheiben Prozessdokumentation und Produktverwaltung etliche weitere Programmteile besitzt, die jedes für sich sinnvoll und rationell genutzt werden können. Vor allem aber im Zusammenspiel aller Module liegt der ganz besondere Nutzeffekt des Programms.

Die Einarbeitung in DIOS MP wird – begleitet von einem DIOS Fachhandelspartner oder durch die DIOS Zentrale in Reken – vorzugsweise in mehreren Etappen durchgeführt. Nach der Konfiguration und Inbetriebnahme eines Moduls können sich so alle Team- Mitglieder über einige Wochen hinweg mit allen Funktionen und Arbeitsvorgängen vertraut machen, bevor der jeweils nächste Programmteil in Angriff genommen wird.


WEITERE INFORMATIONEN:

DIOS GmbH
Rudolf-Diesel-Ring 18
48734 Reken
Tel. 0 28 64 / 94 92-0
www.dios.de
E-Mail: info(at)dios.de


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