Recht


Rechtliche Aspekte der „digitalen Zahnarztpraxis“

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In vielen zahnärztlichen Praxen werden Patientenunterlagen (Befundberichte, Röntgenaufnahmen etc.) digital archiviert. Nicht zuletzt deshalb, da die immer stärker werdende elektronische Kommunikation zwischen Leistungserbringern zunehmend den Austausch dieser Unterlagen erfordert. Sowohl diese Form der Archivierung als auch ein diesbezüglicher Austausch von Patientendaten verlangen jedoch ein besonderes Augenmerk auf die Rechts- sowie IT-Sicherheit, da besonders schützenswerte personenbezogene Daten betroffen sind.

Ausgangspunkt: Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

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Die zahnärztliche Dokumentationspflicht resultiert als Nebenpflicht aus dem Behandlungsvertrag und ist sowohl in § 6 Musterberufsordnung für Zahnärzte und Zahnärztinnen wie auch § 5 Abs.1 Bundesmantelvertrag – Zahnärzte bzw. § 7 Abs. 3 EKV-Z verankert. Zudem wird sie durch die Röntgenverordnung vorgeschrieben. Ferner ergibt sich insbesondere aus den vorbenannten Vorschriften, dass die zahnärztlichen Aufzeichnungen nach Abschluss der Behandlung für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren sind. Beispielhaft sind hier zu nennen (siehe Tabelle rechts).

Insbesondere für die „Langzeit-Aufbewahrung“ fehlen in vielen Zahnarztpraxen jedoch die räumlichen Möglichkeiten, so dass die digitale Archivierung zunehmend an Bedeutung gewonnen hat.

Zulässigkeit der digitalen Archivierung

Gemäß § 12 Abs. 2 Musterberufsordnung für Zahnärzte und Zahnärztinnen sind zahnärztliche Dokumentationen, auch auf elektronischen Datenträgern, Urkunden und entsprechend den gesetzlichen und vertragsrechtlichen Vorschriften aufzubewahren. Beim Umgang mit ihnen sind die Bestimmungen über die ärztliche Schweigepflicht und den Datenschutz zu beachten. Mithin ist die digitale Archivierung in berufsrechtlicher Hinsicht unzweifelhaft gestattet. Diese Zulässigkeit spiegelt sich außerdem gesundsheitsrechtlich in §§ 28 Abs.4, 43 RöV und § 85 Strahlenschutz-VO sowie vertragszahnarztrechtlich insbesondere in § 67 Abs. 1 SGB V (Elektronische Kommunikation) wider:

„Zur Verbesserung der Qualität und Wirtschaftlichkeit der Versorgung soll die papiergebundene Kommunikation unter den Leistungserbringern so bald und so umfassend wie möglich durch die elektronische und maschinell verwertbare Übermittlung von Befunden, Diagnosen, Therapieempfehlungen und Behandlungsberichten, die sich auch für eine einrichtungsübergreifende fallbezogene Zusammenarbeit eignet, ersetzt werden.“

Es darf allerdings nicht verkannt werden, dass das Zusammenspiel all dieser Vorschriften in der Konsequenz auch bedeutet, dass der Einsatz der digitalen Archivierung nur unter engen rechtlichen Voraussetzungen bzw. unter Beachtung zahlreicher rechtlichen Anforderungen gestattet ist. So muss insbesondere für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein, dass ein Verlust der Bilder, Aufzeichnungen sowie Daten ausgeschlossen ist und die Daten zu jeder Zeit in Befundungsqualität lesbar gemacht werden können.

Original nach Digitalisierung entsorgen?

Sofern nicht der Nachweis der Unversehrtheit der Daten geführt werden kann, ist der Beweiswert einer elektronischen Dokumentation stets fraglich. Dies ist zum Beispiel bei schlichten elektronischen Umwandlungen von Dokumenten in ein PDF oder beim Einscannen herkömmlich übermittelter oder gefertigter Patientenunterlagen der Fall. Natürlich wird der Beweiswert derartiger digitaler Dokumente durch Maßnahmen wie beispielsweise regelmäßige Sicherungen oder ergänzende manuelle Aufzeichnungen erhöht, nichtsdestotrotz unterliegen sie im Ergebnis jedoch der freien Beweiswürdigung des Richters, welcher an ihren Inhalt nicht gebunden ist. Hintergrund ist § 416 Zivilprozessordnung (ZPO), wonach die Vollständigkeit und Richtigkeit einer Urkunde vermutet wird, sofern sie vom Aussteller unterschrieben ist.

Digitale Dokumente zeichnen sich jedoch gerade dadurch aus, dass ihnen im Gegensatz zur Urkunde die Verkörperung fehlt. Sie sind ohne technische Hilfsmittel nicht lesbar und ausgedruckt schlicht Kopien ohne eigenhändige Unterschrift des Ausstellers [Anmerkung: Daran vermag ebenfalls die Formulierung des § 12 Abs. 2 Musterberufsordnung für Zahnärzte und Zahnärztinnen, welche auch zahnärztliche Dokumentationen auf elektronischen Datenträgern als Urkunden qualifiziert, nichts ändern]. Diese Form der digitalen Patientenakte kann somit nur Gegenstand eines Augenscheinbeweises sein. Im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung führt dieser Umstand allerdings zu einem gewissen Prozessrisiko.

Ein weiteres mögliches „Archivierungsverfahren“ besteht jedoch in der digitalen Archivierung nach Maßgabe des Signaturgesetzes (SigG). Die elektronische Form wird dabei, sofern die elektronischen Daten mit mindestens einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, der schriftlichen Form gleichgestellt (vgl. § 126a BGB). Im Falle einer strittigen Auseinandersetzung greift im Prozess sodann § 371a Abs. 1 ZPO:

„Auf private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, finden die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechende Anwendung. Der Anschein der Echtheit einer in elektronischer Form vorliegenden Erklärung, der sich auf Grund der Prüfung nach dem Signaturgesetz ergibt, kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung vom Signaturschlüssel-Inhaber abgegeben worden ist.“

Mithin schaffen qualifizierte elektronische Signaturen grundsätzlich beweiskräftige und rechtlich anerkannte digitale Archive. Dennoch ist selbst bei Anwendung dieses Verfahrens Vorsicht im Hinblick auf die Vernichtung von Originaldokumenten geboten. So bleibt nämlich auch in diesen Fällen ein kleines „Restprozessrisiko“, da ein Dokument bereits vor dem Einscannen und Versehen mit der qualifizierten elektronischen Signatur verändert worden sein kann. So kann ein Patient zum Beispiel innerhalb eines Prozesses bestreiten, dass die Unterschrift auf dem Heil- und Kostenplan oder dem Aufklärungsbogen von ihm stammt. Eine Klärung ist dann im Zweifel nur im Wege eines forensischen Schriftgutachtens möglich, wobei für eine sichere Beantwortung der Beweisfrage wiederum die Vorlage des Originaldokuments notwendig ist. Ist dies nicht mehr existent, kann dieser Umstand zu Lasten des Zahnarztes gehen.

Mithin sollte daher auch bei einer Archivierung nach den Maßstäben des SigG dafür Sorge getragen werden, dass prozessrelevante Dokumente, die handschriftlich ausgefüllt oder unterschrieben wurden, stets im Original aufbewahrt werden.

Übermittlung von Patientendaten auf elektronischem Wege

Die Etablierung einer neuen gesundheitstelematischen Infrastruktur hat im Gesetz bereits explizit ihren Niederschlag gefunden. Wie bereits erwähnt handelt es sich hierbei zum einen um § 67 SGB V. Ferner ist auch auf § 291a Abs. 7 SGB V zu verweisen, welcher die erforderliche Informations-, Kommunikations- und Sicherheitsinfrastruktur im Hinblick auf die elektronische Gesundheitskarte thematisiert. In den nächsten Jahren werden die entsprechenden praktischen Verfahren eingeführt werden, wobei allerdings schon heute in Bezug auf den digitalen Versand von Patientendaten die Sicherheitsanforderungen der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung zu beachten sind (siehe Tabelle rechts mit den wesentlichen Sicherheitsanforderungen).

Als „wesentliche Ansätze“ zur Einhaltung der vorbenannten Sicherheitsmaßnahmen hat beispielsweise die Kassenärztliche Vereinigung Bayern (KVB) jüngst folgende Punkte genannt (Datenschutz in der Arzt-Psychotherapeutenpraxis; Stand: 18.06.2012), die selbstverständlich gleichermaßen für die Zahnarztpraxis von Bedeutung sind: „Wesentliche Ansätze hierzu sind:

  1. geschlossene Netze (Computernetzwerke oder Direktverbindungen, zu denen nur Berechtigte ausgewiesenermaßen Zugang haben),
  2. Verschlüsselung der Transportdaten (damit nur der beabsichtige Empfänger über den richtigen Schlüssel verfügt),
  3. elektronische Signaturen (damit der Empfänger beweisen kann, dass die Daten unverändert von einem bestimmten Sender stammen).“

Dabei weist die KVB jedoch auch darauf hin, dass es inzwischen zwar grundsätzlich verschiedene zertifizierte Verfahren und Produkte gebe, welche alle diese Rahmenbedingungen erfüllen. Bis dato fehle es aber vielfach an einer für die tägliche Praxis notwendigen Standardisierung und Interoperabilität, weshalb derartige Systeme aktuell nur für spezielle Aufgaben abgestimmter Sender und Empfänger infrage kommen würden.

Fazit

Eine „digitale Zahnarztpraxis“ hat sicher viele Vorteile, sei es ein verbesserter Workflow oder auch ein faktischer Zeitgewinn. Wo Licht ist, gibt es bekanntermaßen jedoch auch Schatten. Sowohl die mit einer Digitalisierung verbundenen rechtlichen Fragestellungen als auch IT-Anforderungen dürfen insoweit nicht unterschätzt werden, so dass im Zweifel rechtzeitig fachlicher Rat in Anspruch genommen werden sollte.

 

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Sandra C. Linnemann

Bilder soweit nicht anders deklariert: Sandra C. Linnemann


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