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Effektives Risikomanagement in Ihrer Praxis

Vorbeugen ist besser als heilen

Quelle: © L-vista/pixelio.de
Quelle: © L-vista/pixelio.de

Es ist durchaus menschlich, Risiken zu verdrängen. Ein Zahnarzt, der im Praxisalltag voll und ganz in Anspruch genommen wird, hat wahrscheinlich weder Zeit noch Lust, sich mit weniger angenehmen Themen zu beschäftigen, die zudem noch gar nicht akut sind. Aber nur wer rechtzeitig die für die Praxis bedeutenden Risiken erkennt und darauf reagiert, kann sich vor deren Auswirkungen angemessen schützen.

In der geänderten Qualitätsmanagement-Richtlinie vom 08. April 2014 wird nunmehr die Einführung eines Risikomanagements als eine zentrale Aufgabe der Praxisleitung zwingend gefordert. Für ein Risiko- und Fehlermanagement sind das Erkennen und Nutzen potentieller Risiken, sowie unerwünschte Ereignissen als Grundlage zur Einleitung von Verbesserungsprozessen in der Praxis aufgeführt. Und auch die für dieses Jahr anstehende Revision der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 misst dem Risikomanagement eine wesentliche Bedeutung zu. Schlüsselelement ist das „risikobasierte Denken“. Es wird Unternehmen empfohlen, Werkzeuge und Mechanismen des Risikomanagements anzuwenden.

Ausgangslage

Unter einem Risiko werden potentielle Bedrohungen und Gefährdungen verstanden. Sie sind untrennbar mit jeder unternehmerischen Tätigkeit verbunden und können den Prozess der Zielsetzung und Zielerreichung negativ beeinflussen. Sie resultieren aus der Unsicherheit zukünftiger Ereignisse und treten mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit in der Zukunft auf. Werden Risiken nicht rechtzeitig erkannt und bewältigt, können sie die erfolgreiche Weiterentwicklung des Unternehmens gefährden und sogar in Krisen einmünden, die sich als existenzbedrohend auswirken.

Beim Unternehmen Zahnarztpraxis steht viel auf dem Spiel, angefangen bei dem Wohl und der Gesundheit von Patienten und Mitarbeitern über die Organisation und Infrastruktur der Praxis bis hin zur gesamten wirtschaftlichen Existenz.

Proaktiv versus reaktiv

  • Abb. 1: Reaktiver Umgang mit Risiken.

  • Abb. 1: Reaktiver Umgang mit Risiken.
Wenn Sie als Unternehmer Risiken ignorieren und angesichts einer drohenden Gefahr auf einen „Eisberg“ zusteuern, ereilt Sie im Zweifelsfall das Schicksal der Titanic. Wider besseres Wissen ist in der Praxis ein reaktives Risikomanagement weit verbreitet. Sobald Risiken eintreten, die im Vorfeld nicht erkannt oder beharrlich ignoriert wurden, bleibt als einzige Maßnahme die Schadensbegrenzung (Abb. 1). So eine Schadensbegrenzung kann zeitaufwendig und kostenintensiv werden, wenn vorbeugende Maßnahmen nicht rechtzeitig getroffen wurden.

„Vorbeugen ist besser als heilen“, wusste schon Hippokrates. Wer in der Vergangenheit nicht von Risiken eingeholt wurde, kann nicht erwarten, dass ihm auch in Zukunft das Glück hold sein wird. Optimistisch sein Gewissen zu beruhigen, ist auf jeden Fall keine Strategie, die nachhaltig zum Erfolg führt.

Auf die Systematik kommt es an

In Anbetracht der Risikovielfalt geht es nicht um die Frage, ob mit einem Ereignis zu rechnen ist, sondern nur um die Frage wann und wo es eintrifft. Umso wichtiger ist es, im Vorfeld systematisch zu handeln, anstatt sich nur reaktiv um die Begrenzung des Schadens zu kümmern. Kluge Unternehmer agieren mit Weitblick, erkennen den „Eisberg“ bereits aus der Ferne und wählen wie ein guter Navigator frühzeitig eine chancenreichere Route. Ein Zahnarzt, der neue Behandlungstechniken ablehnt, weil er die damit verbundenen Risiken nicht einschätzen kann, bleibt auf der Stelle stehen. Wenn jedoch Chancen die Risiken übertreffen, wird er für Veränderungen bereit sein. Das zahnärztliche Handlungsprinzip könnte man auch so beschreiben: „Mit dem geringsten Risiko den größtmöglichen gesundheitlichen Nutzen erzielen“.

  • Abb. 2: Proaktiv mit Risiken umgehen = Risikomanagement.

  • Abb. 2: Proaktiv mit Risiken umgehen = Risikomanagement.
Eine Grundvoraussetzung für proaktives Handeln ist, dass sich alle Beteiligten ihrer Risiken überhaupt bewusst sind. Die Erfahrung zeigt, dass die Auseinandersetzung mit Risiken den Blick dafür schärft, wo Gefahren lauern können und wo Regelungsbedarf besteht.

Proaktives Risikomanagement beinhaltet die Schritte (Abb. 2):

  1. Identifizierung der wichtigsten Risiken in der Praxis.
  2. Analyse und Bewertung der Risiken nach Schweregrad (nicht relevant, zu bewältigen und zu vermeiden).
  3. Je nach Schweregrad relevante Maßnahmen zur Risikovermeidung bzw. -minderung festlegen und Verantwortlichkeiten benennen. Wird das Risiko akzeptiert, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.
  4. Die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen, um sicher zu gehen, dass im Ernstfall diese zur Risikobewältigung auch greifen.
  5. Durch interne Kommunikation rechtzeitig relevante Informationen an die jeweils Verantwortlichen sicherstellen und das Risikobewusstsein stärken.
  6. Regelmäßige Aktualisierung der Analyse und Bewertung, um festzustellen, welche Veränderungen sich in der Risikosituation der Praxis ergeben haben.

Identifikation der Risiken

Die Identifikation von Risiken erfolgt von verschiedenen Standpunkten aus:

  • Patienten: Wo ist die Gesundheit in Gefahr? (Beispiel: Die Anamnese ist bzgl. der Vorerkrankungen unvollständig).
  • Mitarbeiter: Wo besteht Infektionsgefahr? (Beispiel: Die persönliche Schutzausrüstung ist unzureichend).
  • Finanzen: Wo existieren finanzielle Risiken? (Beispiel: Der Praxisinhaber fällt aus gesundheitlichen Gründen für mindestens einen Monat aus).
  • Infrastruktur: Wo kann die Infrastruktur der Praxis gefährdet sein? (Beispiel: Durch einen Server-Crash gehen sämtliche Daten seit dem letzten Back-up verloren).
  • Organisation: Wo sind Verantwortlichkeiten nicht geregelt oder Arbeitsabläufe unklar? (Beispiel: Es fehlen Nachweisdokumente bezüglich der Beratung und Behandlung von Patienten).

Bewertung der Risiken

  • Abb. 3: Risiko-Matrix.

  • Abb. 3: Risiko-Matrix.
Um eine Auswirkung auf die Unternehmung abschätzen zu können, müssen die identifizierten Risiken bewertet werden. Die Bewertung erfolgt üblicherweise in den Dimensionen der Eintrittswahrscheinlichkeit und der möglichen Schadenshöhe bei Eintritt. Nicht jedes Risiko hat für die Praxis den gleichen Stellenwert. Ist ein Ereignis eher unwahrscheinlich oder selten zu erwarten? Sind die Konsequenzen eher unwesentlich oder katastrophal? Vertretbare Risiken kann man bewusst in Kauf nehmen, weil sie eher unwahrscheinlich und unbedeutend sind. Je ungünstiger aber die Bewertung ausfällt, desto wichtiger ist es, das Risiko mit geeigneten Maßnahmen zu bewältigen.

Das Ergebnis der Risikobewertung kann in der sogenannten Risiko-Matrix übersichtlich zusammengefasst werden:

Für die „Eintrittswahrscheinlichkeit“ eignet sich folgende Defi nition (gemäß ONR 49002):

Die Stufen der „Schadenshöhe“ können folgend interpretiert werden (in Anlehnung an ONR 49002):

Festlegung von Maßnahmen

Die Maßnahmen zur Vermeidung, Verminderung (bzw. Überwälzung im Fall von Versicherungen) fallen je nach Zuordnung der Risiken im roten, gelben oder grünen Bereich (Abb. 3) unterschiedlich komplex aus. Geringe Risiken im grünen Bereich erfordern keine Maßnahmen. Sollten Risiken im roten Bereich abgebildet sein, so gilt es, diese durch geeignete Maßnahmen soweit zu mindern, das diese zumindest im gelben Bereich abgebildet werden können. Der gelbe Bereich spiegelt jenen Bereich wider, in dem Risiken maximal gelistet sein sollten. In der Regel sind dies Risiken, die zum einen durch eingeleitete Maßnahmen minimiert wurden, also aus dem roten Bereich kommen oder die zum anderen durch besondere Umstände eine höhere Zuordnung aus dem grünen Bereich erfahren haben. Als Ergebnis der Risikominimierung sollte kein Risiko mehr im roten Bereich abgebildet werden müssen.

In einer Zahnarztpraxis sind viele Risiken mit standardisierten Verfahren in den Griff zu bekommen, so wie man sich im Auto auf den Sicherheitsgurt und den Airbag verlassen kann.

Im Sinne der Wirtschaftlichkeit ist aber darauf zu achten, dass die Kosten der Sicherheitsvorkehrungen nicht das bewertete Risiko übersteigen, was insbesondere im Fall von Versicherungsabschlüssen zutrifft.

Risikosituation in der zahnärztlichen Praxis

Wesentliche Risiken in der Zahnarztpraxis zeigen sich im Bereich der Patientenaufnahme (Anamnese), der internen und externen Kommunikation, der Diagnose, der Patientenkommunikation und -mitwirkung, der Behandlung und der Nachsorge.

Die Risiken im zahnärztlichen Bereich können sich z. B. ergeben aus:

  • den Besonderheiten des Patienten (Alter, Kommunikationsfähigkeit)
  • dem Schweregrad der Behandlung (Eingriffstiefe)
  • der Organisation (Patientenidentifikation, Dokumentation) und Infrastruktur
  • der Kommunikation mit dem Patienten (Aufklärung über Diagnose, Therapie und Mitwirkung) sowie
  • der Kenntnis und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Wie in jedem Unternehmen sind auch in der Zahnarztpraxis zudem finanzielle Risiken, die die Existenz der Praxis gefährden können, systematisch zu bewerten.

Fallbeispiele

> Anamnese

Das Risiko besteht darin, dass die Anamnese unvollständig oder ungenau ist und dadurch wesentliche Informationen für die sachgerechte und sichere Behandlung fehlen. Das Risiko zu ignorieren, kann sich folgendermaßen auswirken:

  • Komplikationen wie Blutungen, Wundheilungsstörungen oder Fehlprognosen können auftreten,
  • Komplikationen können u. U. ein juristisches Nachspiel mit Schadenersatzforderungen haben,
  • die Patientenzufriedenheit und der gute Ruf der Praxis können gefährdet sein.

Die Praxis muss durch entsprechende Maßnahmen eine regelmäßige Erhebung der Anamnese, Dokumentation und Kommunikation gewährleisten.

Wenn die Maßnahmen der Risikobehandlung umgesetzt werden, verbessert sich das Risiko insofern, dass es zwar immer noch eintreten kann, aber viel weniger häufig, d. h. die Schadenshöhe ist die gleiche (kritisch), aber die Eintrittswahrscheinlichkeit nimmt ab.

> Implantologische

Versorgung Für Implantatversorgungen ist von großer Bedeutung Risikofaktoren zu erkennen, für den einzelnen Patienten ein Risikoprofil zu erstellen und die Therapieplanung diesbezüglich auszurichten. Zudem erfordern implantologische Behandlungen eine optimale Vorbereitung, in der eine genaue Abstimmung der einzelnen Schritte zwischen dem Zahnarzt, dem Oralchirurgen sowie der Assistentin erfolgt, um Risiken in der Patientenversorgung auszuschließen. Besonders wirkt sich die genaue Planung auf die Rechtssicherheit der involvierten Zahnärzte aus. Denn nach dem Patientenrechtegesetz werden dokumentierte und ausreichende Aufklärung sowie Beratung des Patienten in der Behandlungsvorbereitung grundlegend gefordert. In dieser Phase gilt es, durch entsprechende Anweisungen mögliche Risiken in den Behandlungs- und Nachsorgeprozessen zu vermeiden.

> Infektionen

In der Zahnarztpraxis sind Sie, Ihre Patienten und Ihre Mitarbeiter einer latenten Gefährdung ausgesetzt, primär durch biologische Arbeitsstoffe und Gefahrstoffe. Das Ziel ist, Gesundheitsrisiken zu erkennen sowie adäquate Hygiene- und Arbeitsbedingungen zu schaffen und zu erhalten.

Z. B. stellen Stichverletzungen ein hohes Infektionsrisiko für die Mitarbeiter in der Zahnarztpraxis dar. Das Risiko lässt sich vermeiden durch das Verbot von Recapping von gebrauchten Kanülen und sofortiges Entsorgen von kontaminierten Sharps.

  • Abb. 4: Beispielhafte Risiko-Matrix.

  • Abb. 4: Beispielhafte Risiko-Matrix.
Für Patienten besteht ein hohes Infektionsrisiko, wenn die Aufbereitungsprozesse der Medizinprodukte nicht konform der RKI-Empfehlung „Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten“ durchgeführt werden.

Anhand des Anforderungskatalogs können Sie etwaigen Handlungsbedarf in Ihrer Praxis identifizieren und entsprechende Maßnahmen zur Bewältigung der erkannten Risiken festlegen.

> Finanzielle Risiken

Abgesehen von den Risiken, deren Absicherung gesetzlich bzw. nach der Berufsordnung der Zahnärztekammern vorgeschrieben ist, sollten Risiken, die die Existenz der Praxis bedrohen können, versichert werden.

Dazu gehören:

  • die Absicherung des Praxisdarlehens, z. B. durch Tilgung über eine Versicherung,
  • die Praxisausfallversicherung zur Aufrechterhaltung des Praxisbetriebs im Falle einer Krankheit oder eines Unfalles des Zahnarztes/Praxisinhabers oder eines versicherten Sachschadens,
  • die Berufsunfähigkeits- und Krankentagegeldversicherung als Schutz vor Einkommensausfällen des Praxisinhabers,
  • die Elektronik-Versicherung, die Schäden an Geräten aufgrund eines technischen Defektes abdeckt.

In der Risiko-Matrix tragen Sie die erkannten praxisrelevanten Risiken ein. Das so erstellte Profi l macht die Prioritäten deutlich und veranschaulicht den Handlungsbedarf in Ihrer Praxis.

Fazit

Jeder Unternehmer lebt mit Chancen und Risiken. Man kann Risiken nicht ausschließen, wohl aber mit ihnen im Sinne einer präventiven Strategie richtig umgehen. Die wichtigsten Schritte sind „Vermeiden und vermindern“, bis am Ende nur noch ein unvermeidbares, möglicherweise nicht versicherbares „Restrisiko“ auf dem Unternehmen liegt. Dies sollte jedoch kein existenzgefährdendes Risiko mehr sein.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Angelika Pindur-Nakamura

Bilder soweit nicht anders deklariert: Angelika Pindur-Nakamura