Hygiene


„Wir können nicht mehr ohne Hygienemanagement-System“

31.08.2015

Mithilfe von Barcode-Scannern von Henry Schein wird die Dokumentation vereinfacht.
Mithilfe von Barcode-Scannern von Henry Schein wird die Dokumentation vereinfacht.

Hygiene- und Qualitätsmanagement – der Druck auf die Zahnarztpraxis steigt. Für viele Zahnärzte stellt das Thema noch immer ein Schreckgespenst dar. Zahnarzt Tom Wilken hat gemeinsam mit seinem Praxisteam vom 360° Zahnzentrum Wilken & Co. in Darmstadt bereits vor Jahren ein funktionierendes Hygienemanagement-System installiert. Welche positiven Effekte sich daraus tagtäglich in der Praxis ergeben, hat er uns in einem Gespräch erläutert.

Bereits vor 20 Jahren hat Tom Wilken sein eigenes QM-System entwickelt. Damals noch mit einer Schnittstelle zur Praxissoftware von Evident. 2007 wurde dann DOCma® von Henry Schein eingeführt. Mit der Dokumentationssoftware sind nun vier Säulen Hygiene-, Qualitäts-, Geräte- und Schulungsmanagement abgedeckt. Die Software unterstützt Zahnarztpraxen bei der Implementierung notwendiger Prozesse und Abläufe.

Da die Praxis in Darmstadt bereits von Anfang an komplett vernetzt war ? in jedem Zimmer gab es PC und Monitor, war das gesamte Team darauf eingestellt, an allen Arbeitsplätzen digital zu arbeiten. Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, ist es gemäß den Erfahrungen aus Darmstadt nur noch ein kleiner Schritt, um ein digitales Dokumentations- und Hygienemanagement zu installieren.

„Die behördlichen Anforderungen an die Hygiene in der Zahnarztpraxis sind gegenwärtig. Sie lassen sich auch nicht wegdiskutieren. Somit gibt es zwei Möglichkeiten damit umzugehen: Entweder ignorieren ? was jedoch nur für eine gewisse Zeit der einfachere Weg ist ? oder sich der Situation stellen. Der geforderte Aufwand ist jedoch ohne funktionierende EDV nur sehr schwer bzw. gar nicht zu stemmen. Deshalb haben wir uns für die High-End-Lösung entschieden. Wir können uns die Praxisabläufe heute gar nicht mehr ohne das funktionierende Hygienemanagement-System vorstellen. Denn es wird sehr viel dadurch vereinfacht“, davon ist Tom Wilken überzeugt.

Die Software bzw. die technische Umsetzung hilft dabei, die behördlichen Vorgaben zu erfüllen. Denn die ordnungsgemäße Umsetzung von Hygieneabläufen darf nicht nur zur zeitfressenden Zusatzarbeit werden. Das Ziel muss sein, die Praxis im Bereich Hygienemanagement nachhaltig zu unterstützen. Deshalb erarbeiten die Spezialisten von Henry Schein gemeinsam mit jeder Praxis eine individuelle Lösung.

  • Ordnung erleichtert die tägliche Arbeit.

  • Ordnung erleichtert die tägliche Arbeit.
„Da wir DOCma sehr intensiv nutzen, dokumentieren wir damit fast alles. Zugegeben, der allgemeine Aufwand im Bereich QM und Hygiene ist in unserer Praxis in den letzten 20 Jahren gestiegen. Das liegt daran, dass wir uns den behördlichen Vorgaben stellen. Anders wäre es aus unserer Sicht gar nicht zu meistern. Wir haben zwar mehr Aufwand, der ist aber durch DOCma deutlich einfacher geworden und bietet uns Sicherheit“, so Tom Wilken.

Eine Hotline steht für Fragen jederzeit zur Verfügung. Henry Schein bietet einen umfassenden und zuverlässigen Support, der den Kunden Lösungen bietet bis alles zuverlässig läuft.

Vorteile überzeugen

Zahlreiche Vorteile haben das 360° Zahnzentrum überzeugt: Der Hauptvorteil besteht vor allem darin, dass die Stammdaten sehr vieler Materialien und Geräte bereits in der Software hinterlegt sind. Falls Geräte oder Materialien fehlen, können diese manuell erfasst werden. Regelmäßige Updates liefern wichtige Aktualisierungen. Materialverbräuche können mittels Schnittstelle direkt in andere Praxissoftware übernommen werden. Ebenso ist ein Tool für das Personalwesen integriert. Zahlreiche Gerätehandbücher und Gebrauchsanweisungen sind hinterlegt, die zu jeder Fragestellung die richtige Antwort liefern. Auch neue Mitarbeiter können bei der Einarbeitung wichtige Informationen beziehen. Für sämtliche Medizinprodukte und Geräte gibt es Bilder – auch zu den Aufbereitungsempfehlungen. Damit ist klar festgehalten, welche Instrumente in welche Trays gehören. Das erleichtert die Aufbereitung und den Hygieneablauf und bietet sowohl dem Zahnarzt als auch dem gesamten Team eine Sicherheit in der Hygienekette.

  • Die Hygienekette im 360° Zahnzentrum in Darmstadt ist hundertprozentig durchorganisiert.

  • Die Hygienekette im 360° Zahnzentrum in Darmstadt ist hundertprozentig durchorganisiert.
Neben DOCma hat Tom Wilken auch die Barcode-Scanner von Henry Schein für Datamatrix-Codes im Einsatz: „Als wir das System installiert haben, waren die meisten Produkte von der Industrie noch gar nicht mit Code versehen, deshalb hatten wir einen extrem hohen Erfassungsaufwand. Heute sind zum Glück viel mehr Verbrauchs- und Gebrauchsmaterialien sowie Geräte mit Barcode bestückt. In jedem Zimmer werden die Verbräuche durch einen einzelnen Klick dokumentiert und gleichzeitig dem jeweiligen Patienten zugeordnet. Parallel werden die Lagerbestände angepasst. Das ist optimal, da man nicht lange mit Handschuhen auf einer Tastatur rumklicken muss. Jedes Teammitglied kennt und schätzt diese Vorgehensweise. Am Anfang müssen durchaus viele Verhaltensmuster geändert werden, aber danach läuft alles nahtlos. Alles in allem werden die Vorgehensweisen nicht komplizierter oder länger, sondern es ergeben sich rein positive Effekte. Problematisch wird es nur, wenn Stammdaten nicht korrekt eingestellt sind. Das wird jedoch einmalig korrigiert und somit ist für die nächste Zeit wieder alles in Ordnung.“

Nutzen größer als Aufwand

  • Tom Wilken ist überzeugt von den vielfältigen Vorteilen für Praxis und Patienten.

  • Tom Wilken ist überzeugt von den vielfältigen Vorteilen für Praxis und Patienten.
Die Arbeit mit einem Dokumentationssystem hört nie auf! Neue Produkte, Geräte, Schnittstellen und Behandlungskonzepte sind stets zu integrieren. Da es in der Praxis sehr viele Schnittstellen gibt - Abrechnung, Röntgen, Praxissoftware - stellt diese Thematik für viele Zahnärzte die größte Einstiegshürde dar. Leider gibt es bisher keinen Anbieter für alles. Tom Wilken kann jedoch versichern, dass sich der Aufwand allemal lohnt. Nicht nur im Sinne der Bürokratie, sondern für die effiziente Arbeitsweise in der täglichen Praxis. Erfahrungsgemäß ist der Einstieg für Praxen, die auf dem aktuellen Stand der Technik sind, gar nicht mit so viel Aufwand verbunden. Wichtig ist, dass Zahnarzt und Team gewillt sind, die Herausforderung anzunehmen und einen Wandel zu akzeptieren.

Neues Personal hat leider oft weder in der schulischen Ausbildung noch in der Praxis Erfahrung mit einem modernen Hygienemanagement-System gesammelt. Bisher haben jedoch alle neuen Mitarbeiterinnen von Tom Wilken die Vereinfachungen und deren positiven Effekte sehr schnell verstanden. Die jährlichen Update-Kosten bewegen sich in einem angemessenen Rahmen wie bei anderer Software. Dabei sind der kostenlose Support und die kompetente Hotline inkludiert. „Der Preis ist absolut angemessen für den Nutzen, der geboten wird. Auch die Updates sind problemlos zu installieren. Und wenn doch mal Not am Mann sein sollte, dann kann sich Henry Schein online auf die DOCma Software aufschalten“, bestätigt Tom Wilken.

„Praxisbegehung zeigt, dass wir es richtig gemacht haben“

„Wir hatten gerade vor ein paar Wochen erst eine Praxisbegehung. Der Prüfer war begeistert und meinte, dass die Daten nicht besser hinterlegt sein könnten. Die Dokumentation ist vollends nachvollziehbar, sogar die Haltbarkeit einzelner Medizinprodukte nach Aufbereitung ist lückenlos erfasst. Für den Prüfer als objektive Person war der optimale Zustand in unserer Praxis offenkundig. Für mich als Zahnarzt und mein gesamtes Team gab das ein gutes Gefühl und einen Motivationsschub. Wir wissen, dass alles korrekt läuft und es den Aufwand wert ist“, freut sich Tom Wilken.

Weitere Informationen zu DOCma erhalten Sie hier


Die 5. Geistlich Konferenz unter dem Leitthema „Reparatur-Chirurgie“ findet am 7. März 2020 in Baden-Baden statt. Im Fokus werden die Prävention und Behandlung von Periimplantitis sowie Regenerationsmaßnahmen für Knochen und Weichgewebe stehen.

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